segunda-feira, 19 de abril de 2010

Administração de Arquivos

Solução ideal para empresas que precisam garantir a eficiência e qualidade da Gestão de Documentos e/ou Processos implantados, através de estrutura e recursos internos!

Muitas empresas não possuem profissionais qualificados e ferramentas adequadas para a eficiente administração dos seus arquivos, gerando várias perdas operacionais e financeiras. Nessa solução, a ARQUIVAR fornece as ferramentas e treina os funcionários do cliente para correta manutenção dos acervos, garantindo, assim, a eficiência e qualidade de tudo. Realiza, também, auditorias periódicas e gera relatórios de não-conformidades para a empresa atuar nas melhorias necessárias.

A Metodologia GEDIC da ARQUIVAR proporciona a possibilidade da estruturação de arquivos empresariais de acordo com as necessidades do cliente, utilizando-se das mais modernas técnicas, Softwares e serviços disponíveis.

Geralmente, o objetivo principal é a criação de um Centro de Gestão de Documentos dentro da estrutura do cliente, responsável pela execução de todas as rotinas inerentes ao arquivo, tais como: atendimento aos usuários, pesquisas, localização e disponibilização dos documentos, organização, estruturação e disseminação da informação, aplicação de tabelas de temporalidade e taxonomias, digitalização de documentos e demais atividades que propiciem racionalidade e eficiência às informações geradas externa e internamente.

Dentro do contexto de eficiência e redução de custos, elaboramos manuais contendo a metodologia de criação, tratamento, disseminação da informação, arquivamento e destinação final da documentação a ser gerada regularmente, além de ministrar o treinamento dos usuários e responsáveis pelos arquivos, para correta gestão dos documentos, manutenção e operação dos acervos e dos Sistemas e Softwares implantados.

A ARQUIVAR mantém o relacionamento com o cliente através de visitas regulares, com objetivo de avaliar e auditar o desempenho dos usuários e dos responsáveis pelos arquivos, identificar oportunidades de melhoria e análise de problemas, investigando causas, analisando históricos, buscando soluções cada vez mais inovadoras e adequadas à dinâmica dos processos do cliente.

Metodologia
 
A ARQUIVAR possui metodologia própria, fundamentada nos conceitos e teorias difundidos pela Arquivologia, Biblioteconomia e Ciência da Informação, em conjunto com as facilidades da Tecnologia da Informação e da experiência adquirida para concepção e execução de projetos em Gestão Estratégica de Documentos, Informação e Conhecimento Corporativo – GEDIC ®.

Elaborar o diagnóstico inicial e atual do arquivo; avaliar os tipos documentais, sua criação, fluxos internos e externos, ciclo de vida e a melhor forma de disponibilizá-los e disseminá-los; desenvolver aplicações específicas. Desta maneira, a ARQUIVAR pretende mostrar aos clientes soluções integradas, que agregam valor às operações internas, conferindo padrões internacionais de qualidade aos serviços prestados.


Através da análise dos processos, identificação de riscos, levantamento dos recursos informacionais, documentais e tecnológicos, baseados nos conceitos de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e tecnologias correlatas, elabora-se uma estratégia organizacional para construção do modelo de gestão de documentos, conteúdo, informação e conhecimento voltado para potencialização dos negócios das organizações, tornando a informação, um poderoso instrumento para os negócios.

Etapas:

Diagnóstico Inicial - Executa-se uma avaliação da posição inicial e desenvolve-se um projeto de acordo com as necessidades do cliente.

Avaliação dos tipos documentais – Utiliza-se técnicas, materiais e uma equipe de funcionários especializados para pesquisar e criar os Planos de Classificação de Documentos.

Levantamentos dos ciclos de vida e os fluxos dos documentos – Identifica-se a melhor forma de reter, disponibilizar e disseminar, bem como, determinar os períodos de retenção dos arquivos e elaborar o Plano de Retenção de Documentos, dando suporte legal para relatórios de pesquisas.

Elaboração do Projeto GEDIC - Será o embasamento para implantação e manutenção da Gestão Estratégica de Documentos e Informação.

Implantação – O compromisso não se encerra com a entrega do Projeto GEDIC. A ARQUIVAR trabalha com a empresa para dar continuidade ao projeto e à implantação do mesmo, assim como, treinar e dar suporte aos funcionários no uso e manutenção do projeto, além de auditá-lo periodicamente para verificar a aplicação correta do mesmo.

Benefícios:

Metodologias e tecnologias comprovadas.

Profundo conhecimento e experiência em Gestão de Documentos.

Redução de riscos através de programa próprio de retenção de arquivos.

Conformidade legal e redução de exposição a litígios.

Controle de custos através da redução de volumes em arquivo.

Melhoria significativa no gerenciamento dos arquivos.

O cliente irá obter uma surpreendente eficiência na gestão de documentos e informações vitais da empresa e ainda, maior redução nos volumes de armazenamento:

1.entre 20% e 50% de seus arquivos – através deste processo, quando optarem por pacotes de Administração ou Racionalização de Arquivos.

2.e de até 100% – quando optarem por pacotes de Terceirização de Arquivos.

Benefícios agregados à agilidade e eficiência na recuperação da informação necessária no tempo certo, mais as economias no armazenamento de arquivos, pagam os custos de desenvolvimento, implantação e manutenção deste projeto. O cliente, necessariamente, não precisa investir de uma única vez. Pode optar por um contrato mensal mínimo de um ano, onde o investimento será diluído ao longo deste período.

Pode-se ainda, imediatamente, obter a economia de custos e as vantagens da redução de riscos através da implantação deste projeto.

Resultados:

Ocupação mínima e racionalizada do espaço físico para armazenagem de documentos tanto em papel quanto eletrônico.

Política e plano de contingência para gestão dos registros vitais.

Melhoria da integridade do acervo de documentos.

Sistematização e disseminação de melhores práticas.

Acesso múltiplo e simultâneo a documentos, informações e conhecimento.

Possibilidade de reutilização do conhecimento.

Proteção do conhecimento organizacional.

Padronização, otimização e automatização dos processos organizacionais.

Rastreabilidade e acesso automático aos registros documentais associados aos processos organizacionais favorecendo a identificação de "conformidade".

Identificação de Falhas Potenciais ou Reais e Controle de Riscos.

Qualificação do processo decisório em decorrência do acesso à informação selecionada e útil, com precisão.

Melhoria do clima organizacional em razão da cultura de aprendizagem compartilhada, gerando inovação.
 
Conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme) para um suporte em formato digital.


Digitalização

A Digitalização pode ser definida como sendo a conversão de um suporte físico de dados e/ou informação para um suporte em formato digital informatizado. Basicamente, substituem os documentos em papel ou microfilme, permitindo um acesso mais rápido e armazenamento mais eficiente.

Como todos os sistemas de arquivo, o processo de digitalização assenta nos seguintes princípios:

Preparação de Documentos

Captura de imagem

Indexação

Acesso à informação

Arquivo

Preparação de Documentos

Tarefa que consiste em remover objetos (grampos, clips, etc) que possam obstruir o fluxo da documentação no "scanner" ou dados da própria imagem do documento, desfazer dobras, restaurar documentos danificados, identificar os documentos com legibilidade comprometida e a colocação de um separador entre os diferentes tipos de documentos.

Captura de Imagem

A captura de imagem é o processo pelo qual se transforma o documento em papel num formato digital, através da criação de uma pasta utilizando um software específico. As imagens digitais podem assumir várias formas; bmp, gif, jpeg, pdf, tiff, etc. A realização da conversão é executada em "scanners".

Após a digitalização, as imagens obtidas são sempre submetidas ao Controle de Qualidade para garantir a eficiência do processo ou a necessidade de ajustes.

Indexação

Trata-se de identificar a pasta criada com atributos de pesquisa, campos de indexação, combinados com o cliente, que permitem o acesso posterior à imagem.

Esta pode ser realizada com recurso de reconhecimento automático de caracteres (OCR, ICR) ou, caso os documentos não o permitam, manualmente.

Acesso à Informação

O armazenamento do formato digital é feito em formato CDR/DVD.

Alternativamente, existem os serviços de storage nos seus próprios servidores, ou de terceiros, permitindo uma área segura de acesso fácil através da internet ou intranet e controlado em Virtual Private Network. O que permitirá a Pesquisa Digital de Imagens - O armazenamento digital permite que múltiplos usuários acessem documentos digitalizados em tempo real através da WEB, podendo resgatá-los instantaneamente a qualquer hora e lugar do planeta.

Arquivo

Para finalizar todo o processo, a documentação é de novo reorganizada.

Gestão de Documentos - Soluções Inteligentes

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