Garanta transparência na sua comunicação

As pessoas querem saber. Sejam funcionários ou líderes, há uma necessidade de saber o que acontece em uma empresa. Muitas vezes, esse é o principal motivo para que se percam alguns dos grandes talentos. Afinal, você só pode dizer às pessoas que elas irão para um determinado ponto se souber qual é esse ponto.

Existem casos de empresas que evitam revelar a meta de venda para sua equipe. E os vendedores, então, vendem por meio de um sistema cabra-cega, sem saber o que devem fazer para atingir o sucesso. Não é de se admirar que os resultados fiquem muito longe dos melhores.

Segundo pesquisas, a falta de transparência nas informações é apontada como o aspecto que mais causa insatisfação nas empresas em que alguns executivos trabalham ou trabalhavam. Mais do que ambiente de trabalho e mais do que remuneração! As pessoas não permanecem por muito tempo em organizações que não mostrem para onde vão. Entretanto, muitos líderes parecem não se dar conta disso. Falta de informação não significa apenas não falar para seu pessoal o que está acontecendo na empresa, pode significar também:

Muita galinha para pouco ovo – Se você quiser que uma empresa ou equipe pare de trabalhar, coloque muitas pessoas em cargos de chefia nela. Quanto mais gente dando palpite, pedindo coisas e mandando, menos os projetos avançam e mais informação errada é disseminada.

Burocracia – Na sua empresa, certamente existem documentos ou procedimentos que surgiram um dia e que hoje perderam a razão de ser, mas que continuam a ser repetidos, sempre. Isso significa comunicação inútil, que só fica ocupando o tempo e o cérebro de seus colaboradores. Questione os processos atuais e tente facilitar e simplificar a maneira de trabalhar.

Puxa-saquismo – Nada pior que ter funcionários que não pensam no que é melhor para a organização ou para os clientes, mas se preocupam apenas em agradar aos poderosos. Essas pessoas são uma das principais fontes de desinformação de uma empresa.

Duas opiniões – Como gerente, é sua função dar o exemplo e pedir que as pessoas sejam honestas e não tenham receio de falar. Tente fazer com que o ambiente seja relaxado o suficiente para que todos possam vir até você e dizer claramente qual é o problema, o que eles não gostam, etc.

Reclamações de corredor – Aquelas que ficam só entre os colaboradores e não chegam até você para que possa encontrar uma solução. Ficar reclamando um para o outro não resolve nada e pode levar a um aumento das fofocas – um dos maiores sinais da falta de transparência na comunicação de uma empresa.

Jogo de culpas – Caso você escute com frequência: “Isso não é conosco, é responsabilidade de tal departamento”, significa que os funcionários de sua empresa trabalham em “panelinhas” e não seguem uma visão comum. É difícil ser um profissional correto e com credibilidade quando não se assume a responsabilidade dentro da própria equipe.

Preguiça – Alguns colaboradores desenvolvem uma mentalidade de cumprir o horário e ir para casa, mais ou menos como fazíamos na escola, durante o verão. Isso faz com que o pessoal fale de tudo e de todos – menos do que é função do gerente: fazer com que o trabalho seja o mais interessante possível, para combater a preguiça, Andreia.

Um grande abraço,

Cleverson Uliana

Editor da revista Liderança

http://www.twitter.com/cleversonuliana

Administração de Arquivos

Solução ideal para empresas que precisam garantir a eficiência e qualidade da Gestão de Documentos e/ou Processos implantados, através de estrutura e recursos internos!

Muitas empresas não possuem profissionais qualificados e ferramentas adequadas para a eficiente administração dos seus arquivos, gerando várias perdas operacionais e financeiras. Nessa solução, a ARQUIVAR fornece as ferramentas e treina os funcionários do cliente para correta manutenção dos acervos, garantindo, assim, a eficiência e qualidade de tudo. Realiza, também, auditorias periódicas e gera relatórios de não-conformidades para a empresa atuar nas melhorias necessárias.

A Metodologia GEDIC da ARQUIVAR proporciona a possibilidade da estruturação de arquivos empresariais de acordo com as necessidades do cliente, utilizando-se das mais modernas técnicas, Softwares e serviços disponíveis.

Geralmente, o objetivo principal é a criação de um Centro de Gestão de Documentos dentro da estrutura do cliente, responsável pela execução de todas as rotinas inerentes ao arquivo, tais como: atendimento aos usuários, pesquisas, localização e disponibilização dos documentos, organização, estruturação e disseminação da informação, aplicação de tabelas de temporalidade e taxonomias, digitalização de documentos e demais atividades que propiciem racionalidade e eficiência às informações geradas externa e internamente.

Dentro do contexto de eficiência e redução de custos, elaboramos manuais contendo a metodologia de criação, tratamento, disseminação da informação, arquivamento e destinação final da documentação a ser gerada regularmente, além de ministrar o treinamento dos usuários e responsáveis pelos arquivos, para correta gestão dos documentos, manutenção e operação dos acervos e dos Sistemas e Softwares implantados.

A ARQUIVAR mantém o relacionamento com o cliente através de visitas regulares, com objetivo de avaliar e auditar o desempenho dos usuários e dos responsáveis pelos arquivos, identificar oportunidades de melhoria e análise de problemas, investigando causas, analisando históricos, buscando soluções cada vez mais inovadoras e adequadas à dinâmica dos processos do cliente.

Metodologia

 

A ARQUIVAR possui metodologia própria, fundamentada nos conceitos e teorias difundidos pela Arquivologia, Biblioteconomia e Ciência da Informação, em conjunto com as facilidades da Tecnologia da Informação e da experiência adquirida para concepção e execução de projetos em Gestão Estratégica de Documentos, Informação e Conhecimento Corporativo – GEDIC ®.

Elaborar o diagnóstico inicial e atual do arquivo; avaliar os tipos documentais, sua criação, fluxos internos e externos, ciclo de vida e a melhor forma de disponibilizá-los e disseminá-los; desenvolver aplicações específicas. Desta maneira, a ARQUIVAR pretende mostrar aos clientes soluções integradas, que agregam valor às operações internas, conferindo padrões internacionais de qualidade aos serviços prestados.

Através da análise dos processos, identificação de riscos, levantamento dos recursos informacionais, documentais e tecnológicos, baseados nos conceitos de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e tecnologias correlatas, elabora-se uma estratégia organizacional para construção do modelo de gestão de documentos, conteúdo, informação e conhecimento voltado para potencialização dos negócios das organizações, tornando a informação, um poderoso instrumento para os negócios.

Etapas:

Diagnóstico Inicial - Executa-se uma avaliação da posição inicial e desenvolve-se um projeto de acordo com as necessidades do cliente.

Avaliação dos tipos documentais – Utiliza-se técnicas, materiais e uma equipe de funcionários especializados para pesquisar e criar os Planos de Classificação de Documentos.

Levantamentos dos ciclos de vida e os fluxos dos documentos – Identifica-se a melhor forma de reter, disponibilizar e disseminar, bem como, determinar os períodos de retenção dos arquivos e elaborar o Plano de Retenção de Documentos, dando suporte legal para relatórios de pesquisas.

Elaboração do Projeto GEDIC - Será o embasamento para implantação e manutenção da Gestão Estratégica de Documentos e Informação.

Implantação – O compromisso não se encerra com a entrega do Projeto GEDIC. A ARQUIVAR trabalha com a empresa para dar continuidade ao projeto e à implantação do mesmo, assim como, treinar e dar suporte aos funcionários no uso e manutenção do projeto, além de auditá-lo periodicamente para verificar a aplicação correta do mesmo.

Benefícios:

Metodologias e tecnologias comprovadas.

Profundo conhecimento e experiência em Gestão de Documentos.

Redução de riscos através de programa próprio de retenção de arquivos.

Conformidade legal e redução de exposição a litígios.

Controle de custos através da redução de volumes em arquivo.

Melhoria significativa no gerenciamento dos arquivos.

O cliente irá obter uma surpreendente eficiência na gestão de documentos e informações vitais da empresa e ainda, maior redução nos volumes de armazenamento:

1.entre 20% e 50% de seus arquivos – através deste processo, quando optarem por pacotes de Administração ou Racionalização de Arquivos.

2.e de até 100% – quando optarem por pacotes de Terceirização de Arquivos.

Benefícios agregados à agilidade e eficiência na recuperação da informação necessária no tempo certo, mais as economias no armazenamento de arquivos, pagam os custos de desenvolvimento, implantação e manutenção deste projeto. O cliente, necessariamente, não precisa investir de uma única vez. Pode optar por um contrato mensal mínimo de um ano, onde o investimento será diluído ao longo deste período.

Pode-se ainda, imediatamente, obter a economia de custos e as vantagens da redução de riscos através da implantação deste projeto.

Resultados:

Ocupação mínima e racionalizada do espaço físico para armazenagem de documentos tanto em papel quanto eletrônico.

Política e plano de contingência para gestão dos registros vitais.

Melhoria da integridade do acervo de documentos.

Sistematização e disseminação de melhores práticas.

Acesso múltiplo e simultâneo a documentos, informações e conhecimento.

Possibilidade de reutilização do conhecimento.

Proteção do conhecimento organizacional.

Padronização, otimização e automatização dos processos organizacionais.

Rastreabilidade e acesso automático aos registros documentais associados aos processos organizacionais favorecendo a identificação de "conformidade".

Identificação de Falhas Potenciais ou Reais e Controle de Riscos.

Qualificação do processo decisório em decorrência do acesso à informação selecionada e útil, com precisão.

Melhoria do clima organizacional em razão da cultura de aprendizagem compartilhada, gerando inovação.

 

Conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme) para um suporte em formato digital.

Digitalização

A Digitalização pode ser definida como sendo a conversão de um suporte físico de dados e/ou informação para um suporte em formato digital informatizado. Basicamente, substituem os documentos em papel ou microfilme, permitindo um acesso mais rápido e armazenamento mais eficiente.

Como todos os sistemas de arquivo, o processo de digitalização assenta nos seguintes princípios:

Preparação de Documentos

Captura de imagem

Indexação

Acesso à informação

Arquivo

Preparação de Documentos

Tarefa que consiste em remover objetos (grampos, clips, etc) que possam obstruir o fluxo da documentação no "scanner" ou dados da própria imagem do documento, desfazer dobras, restaurar documentos danificados, identificar os documentos com legibilidade comprometida e a colocação de um separador entre os diferentes tipos de documentos.

Captura de Imagem

A captura de imagem é o processo pelo qual se transforma o documento em papel num formato digital, através da criação de uma pasta utilizando um software específico. As imagens digitais podem assumir várias formas; bmp, gif, jpeg, pdf, tiff, etc. A realização da conversão é executada em "scanners".

Após a digitalização, as imagens obtidas são sempre submetidas ao Controle de Qualidade para garantir a eficiência do processo ou a necessidade de ajustes.

Indexação

Trata-se de identificar a pasta criada com atributos de pesquisa, campos de indexação, combinados com o cliente, que permitem o acesso posterior à imagem.

Esta pode ser realizada com recurso de reconhecimento automático de caracteres (OCR, ICR) ou, caso os documentos não o permitam, manualmente.

Acesso à Informação

O armazenamento do formato digital é feito em formato CDR/DVD.

Alternativamente, existem os serviços de storage nos seus próprios servidores, ou de terceiros, permitindo uma área segura de acesso fácil através da internet ou intranet e controlado em Virtual Private Network. O que permitirá a Pesquisa Digital de Imagens - O armazenamento digital permite que múltiplos usuários acessem documentos digitalizados em tempo real através da WEB, podendo resgatá-los instantaneamente a qualquer hora e lugar do planeta.

Arquivo

Para finalizar todo o processo, a documentação é de novo reorganizada.

Gestão de Documentos - Soluções Inteligentes

Como Motivar Sua Equipe?

Por James L. Catellano, diretor de operações da Top 15 Tank Trcuk company

É bastante comum termos a motivação como tema. Seja em esportes ou negócios, falamos em motivar os outros para um melhor desempenho, para trabalhar melhor ou para ajudar a alcançar nossas metas. Mas a melhor maneira de motivar pode ser um tanto quanto enigmático. Tentamos todos os tipos de programas diferentes e filosofias para motivar as pessoas, mas no final, não saímos do lugar. Há uma razão muito simples por que isso acontece. A realidade da motivação é a seguinte: nós não podemos positivamente motivar ninguém, mas sim, motivar a nós mesmos.

Podemos gerar uma motivação negativa nos outros, o que pode ser considerada uma intimidação. Mas isso dura por pouco tempo até o momento em que tivermos que fazer novamente. Auto-motivação positiva deve vir de dentro de cada um e só pode ser aplicada em nós por nós mesmos. Para ser claro, a motivação verdadeira e eficaz deve vir de dentro e não forçada por alguém.

Então, a pergunta seguinte é: "Como então eu posso construir uma equipe de pessoas auto-motivadas?" Antes de obter a resposta, vamos analisar por que o problema existe.

Muitos de nós somos motivados pelo medo de perder do que a alegria de ganhar. De acordo com estudos publicados, 80% das pessoas normalmente reagem muito mais rápidas para evitar a perda de algo importante, como o nosso trabalho, do que se esforçar um pouco mais para ganhar um possível bônus.

Eu não sei o motivo exato que está por trás disso, mas para mim esse comportamento se refere a quando eu era mais novo e ficava de castigo se fizesse algo que não podia fazer. Meus pais nunca disseram o seguinte: "Se você agir corretamente, você receberá uma recompensa". E sempre foi: "Não faça isso ou você ficará de castigo". E funcionou, pelo menos por algum tempo até o momento em que eles tiveram que fazer isso novamente.

No ambiente de trabalho as coisas não são muito diferentes. Se você contar a sua equipe que quando eles atingirem determinadas metas eles serão recompensados com um aumento de salário, bônus ou promoções, cerca de 20% irão reagir positivamente. Outros 80% não, isso porque são motivados pelo medo da perda. Eles irão fazer apenas o suficiente para não serem demitidos e depois se queixarão da falta de aumentos salariais, bônus e etc. Em seguida, nós começamos a nos perguntar por que não estamos conseguindo atingir nossos objetivos.

Então, como vamos construir uma equipe de pessoas auto-motivadas? Tudo começa com o processo seletivo de contratação. Se não fizermos as escolhas certas em quem convidamos para nossa equipe, estaremos enfrentando uma dura batalha que não podemos vencer. Sendo assim, tome seu tempo e conheça os potenciais companheiros bem antes de levá-los a bordo. Isso pode resultar em várias entrevistas e outras etapas do processo seletivo, mas o esforço e o tempo gastos serão recompensados.

Uma vez que a escolha é feita, é necessário gastar o tempo necessário com eles para desenvolver e estabelecer um bom relacionamento. Você irá precisar saber algumas coisas sobre eles como: o que eles querem da vida, bem como o que eles não querem, quais são os seus hobbies e interesses fora do trabalho, o que os fazem vir trabalhar todos os dias, o que eles esperam de seus empregos e do seu empregador e muitas outras perguntas nessa mesma linha de raciocínio que deverão ser respondidas.

O que isso tem a ver com motivação? A resposta é simples. Você tem que saber o que pessoa deseja alcançar e depois ajudá-la a encontrar uma maneira de atingir esse objetivo. Por exemplo, se o empregado pretende atingir certo patamar na hierarquia de sua empresa, mostre a ele como pode fazer isso. Quando isso se torna a sua meta e ele traça um plano para alcançá-la, podemos considerar que isso se tornou a auto-motivação positiva. Você só o ajudou a descobrir o caminho.

A mesma filosofia se aplica aos companheiros de equipe. Como líder deles, você os conhece bem o suficiente para responder às perguntas acima? Se não, por quê? Se sim, você está aplicando esse conhecimento e essas informações em um plano de jogo para ajudá-los a alcançar os objetivos?

Você deve entender que aqueles funcionários realmente auto-motivados executam suas atividades em um nível muito mais elevado do que aqueles que são negativamente motivados. Funcionários de alto desempenho transformam boas empresas em ótimas empresas.

Lembre-se que a verdadeira auto-motivação vem de dentro, não pode ser forçado por alguém. Aproveite o tempo para conhecer a sua equipe e saber o que os deixam motivados. Ajude-os a desenvolver um plano para atingir seus objetivos e metas. Feito dessa forma, você vai fazer parte de uma equipe de alto desempenho e uma empresa altamente rentável em um período muito curto de tempo.

Inovação na escola, um avanço coletivo

INOVAR É VOLTAR AO ESSENCIAL

Precisamos explorar as contradições existentes, propor projetos inovadores para podermos avançar efetivamente. Analisemos, por exemplo, o que está implícito quando a escola traça objetivos como “despertar a criatividade dos alunos”. Quem convive com crianças, não necessariamente em ambientes escolares, sabe que são naturalmente criativas genuínas. Basta sucatas para inventarem naturalmente milhões de idéias. Na verdade, trata-se mais de não bloquear do que “despertar” a criatividade dos alunos. Além de não bloquear, precisamos propor situações de aprendizagem propulsoras e desafiadoras que permitam aos alunos: criação, interação e construção do conhecimento.

Percebemos na riqueza da diversidade e das peculiaridades singulares de cada ser humano o potencial dos alunos na geração de soluções inovadoras para os desafios propostos. É para aproveitar e, ao mesmo tempo, alavancar este potencial que são necessários “serviços de educação mais abertos”, conforme menciona Carneiro. Serviços organizados de forma aderente ao novo cenário mundial, um contexto que se apresenta velozmente mutável, transformador e desafiador de competências de alta complexidade comportamental, cognitiva, cultural, inventiva e colaborativa.

A PRAÇA QUE APRENDE

Falar é fácil, fazer também pode ser! Como exemplo prático destas possibilidades, evidenciamos o Movimento Boa Praça1, desenvolvido em São Paulo por moradores dos bairros Alto de Pinheiros, Lapa, Sumarezinho, Vila Romana e Vila Anglo, que busca ocupar as praças transformando-as novamente em locais de encontro, diversão, debate e inclusão. Para isso o projeto envolve, além dos moradores, empresários, representantes do governo e também as escolas.

Neste projeto dois aspectos interessantes podem ser destacados. O primeiro deles é a participação ativa da escola em um projeto que envolve a comunidade. Esta participação permite que os alunos, por meio de atividades em sala de aula, possam dar opiniões e sugestões de melhoria para a praça. Uma das participantes deste projeto é aluna da 2º série da escola pública Mauro de Oliveira, que explorando o tema “praça dos meus sonhos” deu o depoimento, transcrito abaixo, após uma discussão com a turma, mediada pelo professor:

"Uma praça ideal deve conter uma coleta de lixo reciclável, espaço amplo com equipamentos especializados em recreação e um espaço para animais de estimação."

De forma espontânea, em um breve parágrafo, a aluna no início de sua formação participou e expôs uma demanda coletiva. É a escola e alunos se envolvendo na resolução de questões da própria comunidade. Acreditamos que esta pequena atividade pode ser apenas o começo. Quem sabe a escola não cria um programa de reciclagem para ser implementado pelas crianças nas praças? Colaborando não apenas com o entorno, mas também com o desenvolvimento dos alunos de forma mais aberta, ampliando oportunidades de aprendizagem, conforme referência do Professor Roberto Carneiro.

Intervenções como essa dão sentido novo à educação, que ao invés de se dirigir a assuntos e conteúdos abstratos e distanciados da realidade dos alunos, voltam-se para a resolução de desafios práticos e próximos. Desafios desta natureza podem (e devem) orientar atividades relacionadas ao desenvolvimento de conhecimentos desde a linguagem, a geografia ou a matemática, entre tantos outros. Só assim a educação se tornará relevante para os alunos alcançando resultados que serão visíveis muito além das fronteiras das escolas, aumentando assim a motivação e gerando efetivamente aprendizagem.

E não para por aí. O segundo aspecto a ser destacada do projeto Boa Praça é o uso das TIC. Como a experiência está publicada em uma comunidade virtual, que registra todo o projeto, é possível integrar diversos atores da comunidade e mesmo de outras localidades que tenham interesse. Este tipo de abordagem pode e deve ser implementada nas atividades das escolas, assim é possível para os alunos relacionarem-se diretamente com diferentes atores, por meio do compartilhamento de opiniões, impressões e informações. Deste modo, além de aprender os alunos tem a oportunidade de ter mais autonomia sobre seu desenvolvimento e se engajarem na construção de algo coletivo.

OUSANDO COLETIVAMENTE

É o poder das redes sociais. São referências que contagiam e servem de inspiração para novos projetos protagonistas. Bernardo González, Diretor Mundial de Marketing do Google, também presente no Congresso, brincou com a metáfora “você é o que você faz”, modificando-a para “você é o que você compartilha.” Ousamos uní-las, pois acreditamos que cada vez mais o mundo será “você é o que você faz e compartilha.” E nós estamos nos adaptando a esta realidade, já os jovens estudantes são esta realidade.

Inovar requer libertar-se para experimentações. A instituição escola precisa de ressignificação social, e de ocupar um espaço com seu novo papel de formar pessoas que aprendem não apenas para dentro da sala de aula e individualmente, mas para atuarem como protagonistas nos seus contextos sociais.

“Inovação na escola não é apenas imprescindível, é emergente”, conforme salientou Castells no encerramento do evento. Ousar inovar, promover situações de aprendizagens desafiadoras, envolvimento da comunidade e compartilhar com o mundo as construções. Assim, avançamos coletivamente.

Inovação na Escola - Terra Forum